ZZP Belastingaangifte

Belastingaangifte komt jaarlijks terug

De belastingaangifte voorbereiden is beslist saaier dan het maken van een voorjaarswandeling..
De belastingaangifte voorbereiden is beslist saaier dan het maken van een voorjaarswandeling..

Belastingaangifte is voor elke zelfstandige een jaarlijks terugkerend pakket werk, waarbij nogal wat documenten nodig zijn. Belastingdocumenten zijn alle documenten die nodig zijn om het belastingformulier voor de jaaropgave in te vullen. Meestal gebeurt die belastingaangifte digitaal door de accountant van uw bedrijf.

31 Maart

De datum van 31 maart van elk jaar is de vaste einddatum, waarvoor de belastinggegevens klaar moeten zijn en opgestuurd moeten worden. De meeste ondernemers lukt dat echter niet altijd. Bij de belastingen uitstel van opgave vragen is dan meestal de enige optie. De belastingaangifte is dan ook een fikse, administratieve klus die elk jaar weer terugkomt.

 

De belastingaangifte zelf verzorgen of overlaten aan anderen?

De meeste ZZP’ers zorgen zelf voor het bij elkaar halen van de diverse belasting gegevens. Heeft de ondernemer het te druk en loopt de zaak goed, dan heeft hij of zij daar vaak een meewerkend familielid, secretaresse of boekhouder voor. Prima, maar dat neemt niet weg dat u als ondernemer uiteindelijk zelf verantwoordelijk bent voor de opgave aan de belastingen. Uw eventuele accountant gaat immers uit van de aangegeven documenten. Wat hij niet weet, kan hij immers ook niet berekenen. Hij verzorgt de belastingaangifte met de gegevens die u aangeleverd hebt.

Uitstel van opgave aanvragen

De belastingopgave van ondernemers hoeft niet meteen het volgend jaar voor 1 april ingediend te worden. Meestal wordt er door de accountant uitstel gevraagd, waardoor de termijn om de documenten voor de belastingaangifte klaar te maken vaak verlengd wordt. Het is ook niet niets! Voor particulieren ligt het allemaal gemakkelijker dan voor ondernemers. Vooral in het begin weet niet iedere ondernemer wat er allemaal nodig is om in aanmerking te komen voor de startersaftrek en-of de zelfstandigenaftrek.

Wat er in elk geval naar de accountant moet zijn:

–                     de boekhoudingen: zakelijke, kas en privéboekhouding

–                     de facturenlijst

–                     het onderhanden werk

–                     de urenregistratie

–                     de kilometerregistratie

–                     kopieën van de jaaroverzichten van:

  • eventuele hypotheek
  • beleggingen
  • spaarrekeningen.

Een goede belastingaangifte vereist een goede boekhouding

Die moeten in de eerste plaats kloppen met de gegevens van de bank. Daarnaast moet de kasboekhouding overzichtelijk zijn. Het geld dat in de kas gestort is moet op verantwoorde wijze inclusief de betreffende kassabonnen en eventuele contant betaalde of ontvangen facturen compleet zijn. Vooral bij stortingen zonder aanwijsbare gegevens wordt de belasting achterdochtig en gaat zoeken waar het geld dan vandaan komt. Kunt u niet bewijzen dat het normaal verdiend is via een factuur, dan gaat de belasting er maar al te vaak vanuit dat het “zwart” geld is en maakt dan een grove schatting naar wat er nog meer binnengekomen kan zijn. Die schatting valt bijna altijd hoger uit dan de werkelijk verdiende gelden. Aan het einde van de rit betaalt de ondernemer dan meer, dan oorspronkelijk het geval zou zijn. Pas daar dus goed mee op.

De facturenlijst doorgeven aan de accountant

Het is niet moeilijk om een facturenlijst op te maken die voor een goede belastingaangifte meegestuurd moet worden naar de accountant. U print gewoon alle opeenvolgende nummers van de facturen uit die u binnen het betreffende jaar uitgeschreven hebt, inclusief de bedragen die ze opgeleverd hebben, contant, of via overschrijving op de bank. Bij een goed opgezette administratie staan die facturen al onder elkaar en mist u geen enkel nummer.

Maak vooral ook creditfacturen voor de klussen die u om de een of andere reden niet betaald gekregen hebt (vanwege een faillissement van een klant of het opheffen van een opdracht), zodat u daar de (al betaalde) BTW van terug kunt vragen. U betaalt anders BTW over klussen die u niet betaald gekregen hebt.

Onderhanden werk speelt mee bij de belastingaangifte

De belasting wil weten welk werk u aan het einde van het jaar nog onderhanden had (waar u dus al aan bezig was) en voor hoeveel procent u elk werk al af had, zodat ze daar procentueel ook de BTW van kan berekenen. Het is een vervelende maatregel, want het is meestal nattevingerwerk. Vroeger betaalde je alleen BTW over de ontvangen gelden, maar tegenwoordig betaalt u de BTW over de uitgeschreven rekeningen (die vaak nog niet eens betaald zijn) en over het “onderhanden werk” aan het einde van het jaar. Vervelend, maar het is niet anders.

De urenregistratie is eveneens belangrijk bij de belastingaangifte

Naast het bovenstaande moet er vaak ook een urenregistratie gemaakt worden, vooral als de onderneming nog niet lang bestaat en er uit de inkomsten niet helemaal duidelijk wordt dat er genoeg “gewerkt” is. Als een bedrijf genoeg winst gemaakt heeft en er via de facturen blijkt dat de ondernemer zijn dagen meer dan vol had, is er niets aan de hand, maar bijvoorbeeld bij een schrijver die een jaar aan een boek gewerkt heeft, ligt dat vaak anders. U mag echter alle uren registreren die u aan uw bedrijf gewerkt hebt, dus niet alleen de echte werkuren, maar ook:

–                     de uren die u aan de administratie bezig was

–                     het onderhoud van een eventuele website ter reclame van uw bedrijf

–                     de ritten naar de bank, de pinautomaat

–                     de boodschappen die u voor uw bedrijf moest doen

–                     onderzoekswerk, dus bijvoorbeeld het zoeken op internet naar zaken die u nodig hebt voor uw bedrijf, of naar mogelijkheden om uw website hoger in Google te krijgen     (het gebruik van SEO: Search Engine Optimalisation)

–                     eventuele cursussen en het lezen van vakliteratuur

–                     het bezoeken van contactdagen of beurzen in uw vakgebied, netwerken,  enzovoort.

–                     reistijden naar klanten, enzovoort.

Om als zelfstandig ondernemer behandeld te kunnen worden (en in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek!) moet de ondernemer minstens 1225 uren per jaar aantoonbaar aan zijn onderneming besteed hebben. Het is dan ook verstandig de agenda goed bij te houden, zodat aan de hand daarvan de urenregistratie (en ook de kilometerregistratie) naderhand geen probleem hoeven te leveren.


De kilometer registratie

De kilometers die u voor uw zaak gereden hebt (en dus de kosten van de benzine daarvoor) mag u aftrekken van de belasting. Daarvoor dient u die kilometers wel aantoonbaar voor uw zaak gebruikt te hebben. Moet u er bijvoorbeeld uit voor kantoorartikelen, dan mag u de gereden kilometers daarvoor noteren. Kilometers die u voor privédoeleinden gereden hebt, tellen natuurlijk niet mee.

Staat de auto op naam van de zaak en wordt er alleen zakelijk mee gereden, dan vallen alle kosten onder de bedrijfskosten. Rijdt u er af en toe ook privé mee, dan is een gedeelte van de kosten niet aftrekbaar.


Kopieën van jaaroverzichten

Naast het bovenstaande heeft uw accountant ook de jaaroverzichten van beleggingen, spaarrekeningen, enzovoort nodig. Geef nooit de originele documenten mee, maar maak een kopie van elk jaaroverzicht. Mocht er bij uw accountant iets mis gaan of zoek raken, dan hebt u altijd de originele documenten nog.

 

Opgave van privégegevens

Voor de opgave van de privébelasting moeten behalve de privéboekhouding ook

–                     de kopieën van de jaaropgave van de eventuele hypotheek en van de spaarrekeningen en eventuele beleggingen meegegeven worden,

–                     evenals de jaaropgave van een eventueel pensioen of uitkering

–                     zo mogelijk de extra ziektekosten over het hele jaar

–                     eventuele rekeningen van brillen, tandartskosten, fysiotherapie, enzovoort

–                     eventueel de huisapotheek als u daarvoor meer dan de gemiddelde, normale kosten voor nodig had. Denk ook aan ziekenhuisopnames, de kilometers die u daarvoor gereden hebt en de parkeergelden die u voor het parkeren bij het ziekenhuis betaald hebt. Via bepaalde kanalen kunt u soms een vergoeding krijgen als u aantoonbaar veel onkosten gehad hebt..

 

Doe uzelf niets tekort!

Zorg vooral dat de boekhouding klopt en alles doorzichtig is. Kijk de boekhoudingen dus goed na voordat u ze naar de accountant brengt. Zorg dat deze alle gegevens krijgt die nodig zijn om op de goede manier uw belastingaangifte te regelen. Kijk vooral of alle BTW binnen uw zakelijke boekhouding en uw kasboekhouding berekend is (niet alleen die, die u moet betalen, maar vooral ook de BTW die u terug kunt vragen). Op die manier hebt u de minste kans op problemen met de belastingen. Het is beslist niet de bedoeling dat u teveel betaalt, maar van malversaties ligt u slechts wakker en dat is beslist niet de bedoeling. Tenslotte kunt u die energie beter voor de voortgang van uw bedrijf gebruiken.

Goed omgaan met klanten is eveneens een zeer belangrijk onderwerp voor beginnende ondernemers.

Lees verder…