Kantoorinrichting en apparatuur
De kantoorinrichting en de aanschaf van apparatuur vergen goed overleg over wat u precies nodig hebt. Om uw bedrijf goed te kunnen leiden en uw administratie in orde te kunnen houden is in beginsel meestal niet al te veel nodig. De kantoorinrichting is een van de dingen die bij de opzet van een bedrijf al meteen aan de orde komen.
Er is niet altijd meteen een apart gehuurd kantoor voor nodig
Wie een eigen bedrijf begint en daar in eigen beheer de administratie van gaat doen, heeft een bepaalde kantoorinrichting nodig. Daar hoeft u meestal niet meteen een aparte ruimte voor te huren, want u kunt dit ook bijvoorbeeld op een slaapkamer in uw woonhuis, een bestaande aanbouw, een geïsoleerde garage, of de woonkamer doen. Voorwaarde is alleen dat niemand anders in uw administratie rommelt en u geen facturen, informatie en andere zaken kwijt kunt raken.
De soort kantoorinrichting en apparatuur hangt ook af van uw bedrijf
Het hangt bovendien af van de grootte van uw administratie, welke ruimte u daarvoor nodig denkt te hebben. Een boekhouder, een belastingadviseur of een schrijver zullen bijvoorbeeld dagelijks aan hun bureau zitten, maar een bouwondernemer die hele dagen op pad is en alleen de boekhouding, de facturen en dergelijke achter zijn bureau moet bijhouden, zit daar vaak slechts een paar uur per week achter.
De meubels voor de kantoorinrichting
In een kantoor hoort in de eerste plaats een bureau. Dat mag gerust een tweedehands bureau zijn en hoeft niet meteen duur uit te vallen. Ook een bureaustoel kunt u tegenwoordig al aan een redelijke prijs krijgen. Een leren directeursstoel kost natuurlijk het nodige, maar een normale, verstelbare bureaustoel met wieltjes en met een goede zit, is al voor weinig geld te koop. Natuurlijk moet er ook een goede kast komen om al uw benodigdheden netjes op te kunnen bergen. Liefst stofvrij en goed af te sluiten, zodat er geen nieuwsgierige ogen bij kunnen komen. U weet immers niet of u ooit nog een stagiaire of tijdelijke medewerker zult krijgen als het onverhoopt erg druk mocht worden. Het is beter om daar al van tevoren rekening mee te houden.
Apparatuur voor de inrichting van het kantoor
Kantoor apparatuur is noodzakelijk om snel en efficiënt te kunnen werken:
- een goede computer
- een goed toetsenbord met muis
- een goed, liefst ruim scherm
- een printer met kopieer- en scanmogelijkheden
- een externe harde schijf voor een kopie van alles dat u in de computer inbrengt
- een goede en beveiligde stick om kleine documenten mee te kunnen nemen
- eventueel een papiersnijmachine
- en een papiervernietiger voor het vernietigen van documenten die niet voor andermans ogen bestemd zijn.
- een goede iPad
- een goede smartphone
- een snijmachine
Al deze zaken behoren tot de normale basis uitrusting van een kantoor. Het zijn allemaal gebruiksvoorwerpen, dus u hoeft daar ook geen luxe apparaten voor te hebben. Koop wel goed materiaal, vooral de computer en de printer moeten het een tijd kunnen uithouden.
De telefoon
Kies voor een telefoon met twee of drie stations en een ingebouwd antwoordapparaat. De dure uitvoeringen hebben vaak een hoop functies die u niet zult gebruiken, maar die u wel bij aanschaf betaalt. Het antwoordapparaat is wel noodzakelijk, want zo biedt u klanten de mogelijkheid om u ook na kantoortijden te bereiken. De volgende dag kunt u dan de telefoontjes die binnengekomen zijn, beantwoorden. Daar kunnen immers weer nieuwe klanten bij zitten. Wie ’s avonds na zes uur niet te bereiken is, kan klanten missen.
Pas op met de mobiele telefoon
Tegenwoordig is iedereen gewend om iemand meteen aan de telefoon te krijgen. Als u een eigen bedrijf hebt, is dat echter niet altijd gemakkelijk. U zult wel eens een vergadering hebben, een gesprek met een klant, of iets moeten uitzoeken. Het is dan niet prettig als iemand doorlopend belt. WhatsApp is een gemakkelijk programma, maar als u dat ook voor uw zakelijke klanten gebruikt, kunt u er soms horendol van worden. Geef klanten daarom wel uw telefoonnummer en bel dan wel iedereen terug, zodra u tijd hebt, maar laat hen niet appen, want dan zit u de hele dag achter de smartphone. Wie denkwerk moet verrichten, zoals berekeningen en het maken van bouwtekeningen, kan de mobiele telefoon een paar uur per dag uit zetten. Het is immers niet te doen om dan elk telefoontje tijdens het werk te behandelen. Bel wel iedereen daarna terug, die intussen gebeld heeft.
Kleine apparaten voor de inrichting
Op uw kantoor hebt u ook een aantal kleine apparaten nodig. Gemakkelijk zijn:
- een calculator
- een grote perforator waarmee u vier gaatjes in een A-4 kunt slaan
- een stevige niettang
- een kleine ontnieter
Behalve dat zijn de volgende onderdelen gemakkelijk:
– telefoon notitieblok
– gekleurde memo briefjes met plakrand
– een pak enveloppen
– wat postzegels, enzovoort.- Vaak hebt u deze zaken al in huis en kunt u gewoon beginnen met wat u voor uw persoonlijke administratie al had. Wat niet gekocht hoeft te worden, helpt u om goedkoper te starten. Na verloop van tijd kunt u zelf bepalen van welke onderdelen u meer gebruikt en dus meer nodig hebt.
Overige benodigdheden voor een goed toegerust kantoor
Het normale kantoormateriaal moet er natuurlijk ook zijn. Denk bijvoorbeeld aan een prullenbak of papierbak, een stuk of vijf postbakjes om bijvoorbeeld de post en de zakelijke, privé en kas documenten even gescheiden van elkaar in te leggen tot ze in de boekhouding verwerkt kunnen worden. Daarnaast moet er een pennenbakje met een paar pennen, een gum, een schaar en wat potloden zijn. Behalve dat hebt u ook een liniaal nodig, wat notitiepapier, nietjes en paperclips. Eventueel een agenda als u deze niet op uw mobiel en uw computer bijhoudt, kopieerpapier, memo’s, een pak enveloppen, enzovoort.
Ordners voor de kantoorinrichting
Begin de kantoorinrichting met een stuk of tien ordners. Een voor de zakelijke boekhouding, een voor de kasboekhouding en een voor de privéboekhouding. Daarnaast richt u een ordner in voor de uitgeschreven en nog niet betaalde facturen, een voor de belastingdocumenten, een voor de polissen van de verzekeringen van u en uw bedrijf, enzovoort. Op die manier hebt u alles vanaf de eerste dag op orde en kan er niets kwijt raken. Een verdere tip: stop alles op volgorde in die ordners, zodat u nooit lang hoeft te zoeken, als u er onverhoopt iets van nodig hebt. Zet op de rug van de ordners wat erin zit.
Een fotocamera
Een digitale fotocamera is zinnig voor als u echte fotowerkzaamheden buitenshuis moet uitvoeren, zoals voor een makelaardij of voor bouw-/verbouwingswerkzaamheden. U kunt tijdens het werk foto’s maken, die later eventueel ook als bewijs kunnen dienen, mocht er noodzakelijkerwijs een probleem voor het gerecht uitgevochten worden. Ook voor constructeurs en architecten is een digitale fotocamera vaak van nut om daarmee van de bestaande toestand foto’s te kunnen maken, waardoor zij op hun bureau naderhand gemakkelijker kunnen werken. Vooral voor schade-experts zijn deze camera’s van nut als kantoorapparatuur. Vaak kunt u ook gewoon de camera op uw telefoon gebruiken. Vergeet dan niet om daar een back-up van te maken, als de foto’s in de toekomst misschien als bewijs moeten dienen.
Maak de kantoorinrichting vooral in het begin niet te duur
Houd vooral de eerste uitrusting van uw kantoor zo eenvoudig mogelijk en neem van het bovenstaande alleen die zaken die u direct nodig hebt. Al het andere kunt u van de verdere verdiensten van uw onderneming bekostigen. U hoeft met uw kantoorinrichting geen indruk te maken op uw klanten. Zeker als u in het begin toch met uw klanten voor het grootste gedeelte bij hen thuis of elders afspreekt, zal niemand u op een summiere kantoorinrichting aankijken. Een kantoor moet bovendien in de eerste plaats functioneel en doelmatig zijn. Een dure inrichting maakt uw werk daar er niet beter op. Ze kost alleen meer geld. Zelfs het archiveren kan tegenwoordig voor het grootste gedeelte gemakkelijk via de computer en opgeslagen worden in de cloud.
Zoveel mogelijk van eigen geld betalen
Probeer de kantoorinrichting zoveel mogelijk van eigen geld te betalen en ga er geen lening voor aan als dat niet nodig is. Hooguit voor de computer en printer. Al het geld dat u leent kost immers rente en moet op termijn ook terugbetaald worden. Het is verstandig om die kosten zo laag mogelijk te houden, want vooral in het begin kunt u nog niet inschatten hoeveel u gaat verdienen. Pas na een jaar, en vooral na de belastingopgave, kunt u ongeveer zien hoeveel u met uw bedrijf verdient.
Ondernemen is niet alleen leuk, maar kan ook enorm lucratief zijn. Begin echter verstandig en laat u niet te snel op kosten jagen.