Calculeren voor ondernemers

Calculeren is voor ondernemers noodzaak 

Wat betekent calculeren?

Calculeren betekent in normaal Nederlands “rekenen” en betekent meestal binnen het ondernemerschap bijvoorbeeld:

    • het maken van een begroting
    • het vaststellen van de prijzen voor de verschillende onderdelen van een project
    • het bepalen van de eindprijs inclusief de kosten, de BTW en de winst voor uw onderneming.

Dat maakt al meteen duidelijk dat het calculeren niet gemakkelijk is, maar beslist noodzakelijk om uw onderneming gezond te houden.

Een voorbeeld van calculeren

U ziet het wel eens vaker bij restaurants. In de race om de klant willen sommige restauranthouders beslist de goedkoopste zijn, maar tellen bij de prijs van een gerecht alleen de kosten van vlees, groenten en verdere benodigdheden, waarbij ze dan wat “winst” optellen, maar vergeten daarbij hun overige kosten van huur, arbeidsuren van de restauranthouder en van zijn medewerkers, elektriciteit, gas, water, de was van eventuele tafelkleden en servetten, enzovoort ook in de prijs te verwerken. Dat zijn per gerecht allemaal hele kleine bedragen, maar in totaal wel belangrijk genoeg om te vermelden. Wie dat niet doet, heeft er zichzelf en zijn medewerkers mee. Het gevolg is een achteruitgang in inkomsten en uiteindelijk een schuldenberg, waar ze niet meer overheen kunnen kijken.

Talent voor het werk is niet alles

Ondernemen betekent vooral ook goed kunnen omgaan met geld, een goede, complete administratie voeren en weten welke kosten gepaard gaan met het maken van het product, de materialen, de BTW en de winst die de onderneming er tevens uit moet halen. Daarbij moet vooral de verhouding tussen prijs en kwaliteit goed zijn. Een middelmatig product, waarvoor men een te hoge prijs vraagt, zal het binnen de markt immers niet redden. Overigens is vooral voor het maken van offertes een goede calculatie noodzakelijk. Daarbij moet u tevens rekening houden met een post “onvoorzien”.

 De kostprijs binnen de calculatie

Probeer de kostprijs van uw producten (of de kosten van een project dus) zo laag mogelijk te houden, zonder dat daarbij de kwaliteit beïnvloed wordt. Het product moet in de eerste plaats een zo hoog mogelijke kwaliteit hebben, zodat uw klanten tevreden zijn. De kosten daarvoor moeten echter zo laag mogelijk gehouden worden. De aankoop van een dure machine, die u slechts af en toe nodig hebt, jaagt bijvoorbeeld de kosten van een product onnodig omhoog.

In de bouw geldt hetzelfde

Er wordt veel nieuw materiaal weggegooid, maar vaak kunnen gedeelten van latten, dakspanten, betonblokken, stenen, enzovoort op een ander project nog gebruikt worden. Het is jammer om deze “overschotten” naar het stort te brengen. Een verstandige aannemer heeft dan ook een plekje, waar hij overtollig, maar nieuw materiaal opgeslagen heeft liggen. Overigens past dat helemaal in het moderne “duurzaam ondernemen”. Wat eventueel lang blijft liggen en niet meer nodig is, kan ook op marktplaats verkocht worden. Vergeet echter bij het kostenplaatje niets te vermelden.

De BTW moet meegerekend worden

Vergeet nooit de BTW op een factuur te vermelden. Staat die er niet op dan moet u toch het BTW bedrag daarvan aan de belastingen betalen en die betaalt u dan zelf. Dat is niet de bedoeling. De BTW moet over het te betalen bedrag gerekend worden en wordt dan bij het eigenlijke factuurbedrag opgeteld. U moet de BTW elk kwartaal aan de belastingen afdragen en wel alle BTW die op de verzonden facturen staan, ook al zijn die facturen nog niet door de klant betaald. Wie slim is verstuurt de laatste twee weken voor het einde van het kwartaal geen facturen meer, want vaak krijgt u die facturen pas na de herinnering (na twee of drie weken dus) betaald.

Het berekenen van de winst

Dat is voor veel beginnende ondernemers een probleem, maar hoeft dat niet te zijn. Kijk eens op internet wat uw concurrenten voor hun producten vragen en stel daar een lijstje van op. Het zal wel even zoeken zijn, want uw concurrenten zullen niet altijd het achterste van hun tong laten zien. Logisch, een concurrent is nu eenmaal een concurrent en wil zelf ook met kop en schouders boven anderen uitsteken. Hij wil zijn product aan potentiële klanten als het beste product laten zien. Aan de eindprijs van hun producten kunt u zien, hoe hoog of hoe laag u met uw prijs moet gaan zitten om genoeg klanten te krijgen. Beginnende ondernemers moeten in het begin iets onder de prijs van anderen gaan zitten, want hun kwaliteit moet zich nog bewijzen. Pas als er genoeg klanten tevreden zijn over hun product kunnen ze voorzichtig de prijs wat optrekken.

Regelmatig opnieuw calculeren

Bij grote projecten die een jaar of langer duren, moet u af en toe opnieuw calculeren. Stabiele prijzen zijn voor uw klanten heel belangrijk. Houd in uw calculatie echter wel rekening met verhogingen van buitenaf. Denk bijvoorbeeld aan prijsverhogingen van uw leveranciers, een hogere BTW, een hogere bedrijfsbelasting, veranderde prijzen van water gas en elektriciteit. Als gedurende het jaar de prijzen van deze onderdelen veranderen, klopt aan het einde van het jaar uw calculatie niet meer en maakt u minder winst dan u gedacht had. Verhoogt een leverancier tussendoor de prijzen, dan kunt u proberen om daar extra korting te krijgen of de leverancier te vervangen door een ander die dezelfde leveringsvoorwaarden en kwaliteitsproducten heeft, maar lagere prijzen hanteert. Het is dat, of een verhoging van uw prijs naar de klant toe.

Calculeren is niet gemakkelijk

Het betekent goed nadenken en goed rekenen. Doe uzelf niet te kort, maar doe ook de klant niet tekort. Een te krappe calculatie verlaagt uw eigen winst en dus inkomen. Die krappe calculatie heeft vaak ook meer kosten voor de klant in de vorm van facturen voor meerwerk tot gevolg. Dat vindt de klant niet leuk en kan zelfs uw goede naam als ondernemer/vakman in gevaar brengen. U ziet in de krant vaak gevolgen van miscalculatie staan, dus ook bij grote ondernemingen gaat nogal eens wat verkeerd. Het is een kwestie van alle onkosten en zaken die ermee te maken hebben goed in kaart brengen en daarnaast de prijzen en het handelen van uw concurrenten in de gaten te houden.

Calculeren kost tijd

Goed calculeren kost tijd, maar evenals de administratie en het archiveren is het calculeren nu eenmaal noodzakelijk om winst te kunnen maken en uw bedrijf te laten groeien.

Archiveren voor ondernemers

Archiveren is voor ondernemers en ondernemingen cruciaal

Archiveren is het opzetten en onderhouden van een archief. Naast het bijhouden van de administratie is de aanleg van een archief heel belangrijk. Het spaart tijd en dus ook geld. Het aanleggen van een archief is een van de eerste dingen die u moet doen bij het opstarten van uw bedrijf. Veel ondernemers denken dat het verdienen van geld en het aantrekken van klanten veel belangrijker zijn en schenken in het begin niet veel aandacht aan het op volgorde bijhouden van hun documenten. Zij komen er echter al na een paar maanden achter dat zij meer tijd kwijt zijn met het zoeken naar documenten, dan met het bijhouden van het archief.

Het nut van een archiveren

Archiveren wordt door sommige ondernemers als “niet betaald werk en dus oninteressant” bekeken, maar dat klopt niet. Het spaart enorm veel tijd als u alle documenten zo opgeborgen hebt dat u elk document apart meteen kunt vinden en daar niet uren naar hoeft te zoeken. Als een klant u na een aantal maanden niet wil betalen wat er op de factuur staat en zegt dat op de offerte een ander bedrag stond, kunt u die offerte meteen terugvinden, een kopie ervan maken, opsturen of mailen naar die klant en hem zeggen dat hij toch het bedrag op de factuur zal moeten betalen. Een goed archief spaart enorm veel tijd en het bijhouden gaat in de loop van de tijd bijna automatisch.

Het digitale archief

Digitaal archiveren gaat hetzelfde als gewoon archiveren. Nu u eenmaal weet hoe u een papieren archief moet opzetten, weet u meteen hoe u een digitaal archief moet opzetten. Ook in de computer kunt u alles in mappen en op volgorde opbergen. Dat moet dan allemaal ook regelmatig op een externe schijf opgeslagen worden, zodat u niet alles kwijt bent zodra er iets met de apparatuur gebeurt. De meeste grote bedrijven zetten hun archieven in de cloud, een bewaarsysteem voor digitale stukken buiten het systeem van het eigen bedrijf. Sommige bedrijven vinden dat echter niet veilig en hebben liever alles zelf onder controle. Wat in de cloud staat is echter veilig voor inbraken of brand in uw bedrijf en blijft dus bij calamiteiten altijd bereikbaar.

Meteen in het begin al archiveren

Kies meteen aan het begin een archiveringssysteem en houdt dat vanaf het begin ook goed bij. Er zijn verschillende archiveringssystemen. U moet daarom eerst beslissen welk archiveringssysteem u wilt gaan gebruiken. Hebt u een eenmanszaak en verwacht u dat dit ook zo blijft, dan hoeft u geen uitgebreid systeem op te zetten. Bent u echter van plan om flink te groeien en uw bedrijf uit te breiden met meer medewerkers, grotere gebouwen en steeds meer omzet, kies dan voor een systeem dat met het bedrijf mee kan groeien. Doet u dat niet, dan is de kans groot dat u op een bepaald moment het hele archief om moet zetten naar een ander systeem en dat is beslist tijdrovend.

Sorteren op alfabet

Het meest eenvoudig is het ABC systeem. U kent het wel. Sorteren op alfabet. Alles wordt op volgorde van alfabet gezet. Elke nieuwe klant zet u bijvoorbeeld op volgorde van alfabet in de mappen. U gebruikt daarvoor alleen de achternaam van de klanten met de voorletters en de toevoegingen erachter. Het is een vrij logisch systeem. Klanten worden als volgt in het archief gezet:
Bakker, J.H.
Brekers, C.J.
Helwig, A.
Hebt u bijvoorbeeld meer klanten met de naam Jansen, maar hebben zij verschillende voorletters, dan archiveert u als volgt:
Jansen, A. J. H.
Jansen, A. M.
Jansen, G. A. B.
Jansen, M. G.
U ziet hierboven dat na de achternaam ook op de voorletters gearchiveerd wordt. Als u nu de documenten van Jansen, M.G. zoekt, weet u meteen waar u die moet zoeken. Toevoegingen en lidwoorden tellen niet mee voor de volgorde van archiveren. Afkortingen, zoals de naam ’s Hertogenbosch worden dus gearchiveerd als “Hertogenbosch”. Men sorteert dan op de H en niet op de s.

Sorteren op datum

Een andere vorm is het sorteren op datum. Het is een heel eenvoudige manier van sorteren: het laatst binnengekomen document wordt gewoon bovenop het voorlaatste in de map gelegd. Daar zijn veel voorbeelden van. Bankafschriften, jaarverslagen, werktekeningen, notulen van vergaderingen, enzovoort worden bijvoorbeeld altijd op datum gesorteerd. Bij deze vorm van sorteren ligt de jongste datum bovenop en de oudste onderaan. Ook correspondentie wordt vaak op datum gesorteerd. Er zijn twee gangbare vormen van sorteren op datum:
–  dag-dag, maand-maand, jaar-jaar, dus bijvoorbeeld 22-04-13
–  jaar-jaar, maand-maand, dag-dag, dus bijvoorbeeld: 13-04-22
Sinds de eeuwwisseling wordt overigens vaker voor het jaartal vier cijfers gebruikt, dus dan staat er bijvoorbeeld in het eerste geval: 22-04-2013.

Sorteren op code

Naast het sorteren op datum kunt u ook een systeem kiezen met een sortering in code. U kunt kiezen voor:
–                     de numerieke code.
–                     De alfabetische code
–                     De alfanumerieke code
Denk bij het sorteren op de numerieke code voorbeeld aan het nummeren van facturen, offertes, enzovoort. Daarbij nummert u op volgorde: 1, 2, 3, of ook 001, 002, 003 enzovoort. Meestal is een factuurnummer een combinatie van het factuurnummer, het jaartal en het project- of klantnummer, bijvoorbeeld: 003-13-3456. Dit betekent dus de derde uitgeschreven factuur van het jaar 2013 en het nummer van de klant of het project is 3456.
Ook het telefoonnummer is overigens een numerieke code.

Archiveren via de alfabetische code

Die vindt u vaak terug in ziekenhuizen. Denk aan de term voor de Spoedeisende Hulp (SH) of de Operatiekamer (OK)

Sorteren op alfanumerieke code

Kijk maar eens naar de kentekens van auto’s. Die hebben een combinatie van letters en cijfers. Ook

Het UDC systeem voor grote, steeds groeiende bedrijven

Voor bedrijven die verwachten steeds groter te worden is er een UDC systeem. De letters UDC staan voor: Universele, Decimale Classificatie. Dit is een systeem dat tot in het oneindige is uit te breiden. Gebruikt worden de nummers 0 t/m 9. Elk nummer krijgt een onderdeel van het bedrijf toebedeeld, bijvoorbeeld:

0 = Directie
1 = Management
2 = Inkoop
3 = Verkoop
4 = Public Relations
5 = Werkvoorbereiding en research
6 = Productie
7 = Financiën en Boekhouding
8 = Personeelszaken
9 = Magazijn en voorraden

Van het bovenstaande systeem kan elk onderdeel onderverdeeld worden. Neem bijvoorbeeld de afdeling Directie. Die zou bijvoorbeeld de volgende onderverdeling kunnen bevatten:
1.1  Contacten
1.2   Notulen van vergaderingen
1.3   Lopende onderhandelingen
1.4   Ondertekende contracten, enzovoort.
Ook elk van deze onderdelen kan weer onderverdeeld worden en op die manier kan het archief blijven groeien.

Vooral de oudere bedrijven hebben twee soorten archieven:

–   een dynamisch archief, dat dagelijks gebruikt wordt en dicht bij de werkplek staat
–   een statisch archief, dat documenten bevat die al van oudere datum zijn en die slechts zelden nodig zijn. Dit archief hoeft niet direct bij de werkplek te staan, maar wordt vaak op zolder of een andere, meer afgelegen ruimte opgeborgen.

Het omgaan met een archief

Zorg dat er slechts een persoon is die iets mag inbrengen of eruit halen. Als ZZP ‘er bent u dat natuurlijk zelf, maar werkt uw partner mee of is er een andere hulp, beslis dan wie er het meest geordend kan werken en het archief gaat bijhouden. Documenten die niet op de juiste plaats worden opgeborgen, zijn later in een steeds groter wordend archief bijna niet meer terug te vinden. Het is dan ook heel belangrijk dat alles in de goede ordner en op de goede plaats wordt opgeborgen.

Benodigdheden:

Voor een eerste begin is een aantal ordners al voldoende. Zorg dat op de achterkant goed te lezen staat wat erin zit. Is het bedrijf al wat ouder en raakt uw dynamische archief vol, berg de documenten dan in dezelfde volgorde op in archiefdozen. Zet ook hier op de rug van de archiefdozen wat erin zit. Op die manier kunt u altijd nog op oudere documenten terug grijpen.

Belangrijke stukken archiveren, maar ook uitprinten

Belangrijke e-mails, belangrijke correspondentie met klanten, verzekeringen, en dergelijke, moeten uitgeprint in een papieren archief bewaard worden, omdat ze mogelijk als bewijs moeten dienen. U hoopt altijd dat het niet nodig is, maar vaak gebeuren er toch rare dingen, waarvoor bewijzen gevraagd worden.

Bewaartijden van de stukken in het archief

De wet bepaalt meestal de bewaartijden. Privé documenten en boekhoudingen moeten 5 jaar voor de belastingen bewaard blijven, het lopende jaar niet meegerekend. Zakelijke boekhoudingen en zakelijke documenten moeten minstens 7 jaar bewaard blijven, ook hier wordt het lopende jaar niet meegerekend. Documenten die te maken hebben met de aankoop en het onderhoud van gebouwen, zoals de notariële akte, enzovoort, moeten 10 jaar bewaard blijven. Statuten van grotere bedrijven blijven meestal doorlopend bewaard en blijven ook in het dynamisch archief, waar ze altijd voor inzage direct te bereiken zijn.

Correspondentie

Correspondentie wordt meestal slechts twee jaar bewaard, maar daar zijn uitzonderingen voor als het om heel belangrijke correspondentie gaat of om problemen met klanten, waaruit misschien nog een rechtszaak naar voren kan komen. Daarnaast zijn er nog wel andere bewaartijden, maar u kunt dat allemaal vinden op internet of op de site van de belastingen.

Kantoorinrichting

Kantoorinrichting en apparatuur

De kantoorinrichting en de aanschaf van apparatuur vergen goed overleg over wat u precies nodig hebt. Om uw bedrijf goed te kunnen leiden en uw administratie in orde te kunnen houden is in beginsel meestal niet al te veel nodig. De kantoorinrichting is een van de dingen die bij de opzet van een bedrijf al meteen aan de orde komen.

Er is niet altijd meteen een apart gehuurd kantoor voor nodig

Wie een eigen bedrijf begint en daar in eigen beheer de administratie van gaat doen, heeft een bepaalde kantoorinrichting nodig. Daar hoeft u meestal niet meteen een aparte ruimte voor te huren, want u kunt dit ook bijvoorbeeld op een slaapkamer in uw woonhuis, een bestaande aanbouw, een geïsoleerde garage, of een andere ruimte doen. Voorwaarde is alleen dat niemand anders in uw administratie rommelt en u geen facturen, informatie en andere zaken kwijt kunt raken.

De kantoorinrichting en apparatuur hangt ook af van uw bedrijf

Het hangt bovendien af van de grootte van uw administratie, welke ruimte u daarvoor nodig denkt te hebben. Een boekhouder, een belastingadviseur of een schrijver zullen bijvoorbeeld dagelijks aan hun bureau zitten, maar een bouwondernemer die hele dagen op pad is en alleen de boekhouding, de facturen en dergelijke achter zijn bureau moet bijhouden, zit daar vaak slechts een paar uur per week achter.

 

De meubels voor de kantoorinrichting

In een kantoor hoort in de eerste plaats een bureau. Dat mag gerust een tweedehands bureau zijn en hoeft niet meteen duur uit te vallen. Ook een bureaustoel kunt u tegenwoordig al aan een redelijke prijs krijgen. Een leren directeursstoel kost natuurlijk het nodige, maar een normale, verstelbare bureaustoel met wieltjes en met een goede zit, is al voor een paar tientjes te koop. Natuurlijk moet er ook een goede kast komen om al uw benodigdheden netjes op te kunnen bergen. Liefst stofvrij en goed af te sluiten, zodat er geen nieuwsgierige ogen bij kunnen komen. U weet immers niet of u ooit nog een stagiaire of tijdelijke medewerker zult krijgen als het onverhoopt erg druk mocht worden. Het is beter om daar al van tevoren rekening mee te houden.

 

Apparatuur voor de inrichting van het kantoor

Kantoor apparatuur is noodzakelijk om snel en efficiënt te kunnen werken:

    • een goede computer
    • een goed toetsenbord
    • een goed, liefst ruim scherm
    • een printer met kopieer- en scanmogelijkheden
    • een externe harde schijf voor een kopie van alles dat u in de computer inbrengt
    • een goede en beveiligde stick om kleine documenten mee te kunnen nemen
    • eventueel een papiersnijmachine
    • en een papiervernietiger voor het vernietigen van documenten die niet voor andermans ogen bestemd zijn.

    Al deze zaken behoren tot de normale uitrusting van een kantoor.

    De telefoon

    Kies voor een telefoon met twee of drie stations en een ingebouwd antwoordapparaat. De dure uitvoeringen hebben vaak een hoop functies die u niet zult gebruiken, maar die u wel bij aanschaf betaalt. Het antwoordapparaat is wel noodzakelijk, want zo biedt u klanten de mogelijkheid om u ook na kantoortijden te bereiken. De volgende dag kunt u dan de telefoontjes die binnengekomen zijn, beantwoorden. Daar kunnen immers weer nieuwe klanten bij zitten. Wie ‘s avonds na zes uur niet te bereiken is, kan klanten missen.

     

    Kleine apparaten voor de inrichting

    Op uw kantoor hebt u ook een aantal kleine apparaten nodig. Gemakkelijk zijn:

        • een calculator
        • een grote perforator waarmee u vier gaatjes in een A-4 kunt slaan
        • een stevige niettang
        • een kleine ontnieter

      Behalve dat zijn de volgende onderdelen gemakkelijk:
      – telefoon notitieblok
      – gekleurde memo briefjes met plakrand
      – een pak enveloppen
      – wat postzegels, enzovoort.

      Vaak hebt u deze zaken al in huis en kunt u gewoon beginnen met wat u voor uw persoonlijke administratie al had. Wat niet gekocht hoeft te worden, helpt u om goedkoper te starten. Na verloop van tijd kunt u zelf bepalen van welke onderdelen u meer gebruikt en dus meer nodig hebt.

      Overige benodigdheden voor een goed toegerust kantoor 

      Het normale kantoormateriaal moet er natuurlijk ook zijn. Denk bijvoorbeeld aan een prullenbak of papierbak, een stuk of vijf postbakjes om bijvoorbeeld de post en de zakelijke, privé en kas documenten even gescheiden van elkaar in te leggen tot ze in de boekhouding verwerkt kunnen worden. Daarnaast moet er een pennenbakje met een paar pennen, een gum, een schaar en wat potloden zijn. Behalve dat hebt u ook een liniaal nodig, wat notitiepapier, nietjes en paperclips. Eventueel een agenda als u deze niet op uw mobiel en uw computer bijhoudt, kopieerpapier, memo’s, een pak enveloppen, enzovoort.

      Ordners voor de kantoorinrichting

      Begin de kantoorinrichting met een stuk of tien ordners. Een voor de zakelijke boekhouding, een voor de kasboekhouding en een voor de privéboekhouding. Daarnaast richt u een ordner in voor de uitgeschreven en nog niet betaalde facturen, een voor de belastingdocumenten, een voor de polissen van de verzekeringen van u en uw bedrijf, enzovoort. Op die manier hebt u alles vanaf de eerste dag op orde en kan er niets kwijt raken. Een verdere tip: stop alles op volgorde in die ordners, zodat u nooit lang hoeft te zoeken, als u er onverhoopt iets van nodig hebt. Zet op de rug van de ordners wat erin zit.

       

      Een fotocamera

      Elk zichzelf respecterend kantoor heeft tegenwoordig een digitale camera. Een digitale fotocamera is zinnig voor als u werkzaamheden buitenshuis moet uitvoeren. U kunt tijdens het werk foto’s maken, die later eventueel ook als bewijs kunnen dienen, mocht er noodzakelijkerwijs een probleem voor het gerecht uitgevochten worden. Ook voor constructeurs en architecten is een digitale fotocamera vaak van nut om daarmee van de bestaande toestand foto’s te kunnen maken, waardoor zij op hun bureau naderhand gemakkelijker kunnen werken. Vooral voor schade-experts zijn deze camera’s van nut als kantoorapparatuur.

      Maak de kantoorinrichting vooral in het begin niet te duur

      Houd vooral de eerste uitrusting van uw kantoor zo eenvoudig mogelijk en neem van het bovenstaande alleen die zaken die u direct nodig hebt. Al het andere kunt u van de verdere verdiensten van uw onderneming bekostigen. U hoeft met uw kantoorinrichting geen indruk te maken op uw klanten. Zeker als u in het begin toch met uw klanten voor het grootste gedeelte bij hen thuis of elders afspreekt, zal niemand u op een summiere kantoorinrichting aankijken. Een kantoor moet bovendien in de eerste plaats functioneel en doelmatig zijn. Een dure inrichting maakt uw werk daar er niet beter op. Ze kost alleen meer geld.

      Zoveel mogelijk van eigen geld betalen

      Probeer de kantoorinrichting zoveel mogelijk van eigen geld te betalen en ga er geen lening voor aan als dat niet nodig is. Hooguit voor de computer en printer. Al het geld dat u leent kost immers rente en moet op termijn ook terugbetaald worden. Het is verstandig om die kosten zo laag mogelijk te houden, want vooral in het begin kunt u nog niet inschatten hoeveel u gaat verdienen. Pas na een jaar, en vooral na de belastingopgave, kunt u ongeveer zien hoeveel u met uw bedrijf verdient.

      Ondernemen is niet alleen leuk, maar kan ook enorm lucratief zijn. Begin echter verstandig en laat u niet te snel op kosten jagen.