Calculeren is noodzaak voor ondernemers

Wat betekent calculeren?

Calculeren betekent in normaal Nederlands “rekenen” en betekent meestal binnen het ondernemerschap bijvoorbeeld:

• het maken van een begroting
• het vaststellen van de prijzen voor de verschillende onderdelen van een project
• het bepalen van de eindprijs inclusief de kosten, de BTW en de winst voor uw onderneming.

Dat maakt al meteen duidelijk dat het calculeren niet gemakkelijk is, maar beslist noodzakelijk om uw onderneming gezond te houden.

Een voorbeeld van calculeren

U ziet het wel eens vaker bij restaurants. In de race om de klant willen sommige restauranthouders beslist de goedkoopste zijn, maar tellen bij de prijs van een gerecht alleen de kosten van vlees, groenten en verdere benodigdheden, waarbij ze dan wat “winst” optellen, maar vergeten daarbij hun overige kosten van huur, arbeidsuren van de restauranthouder en van zijn medewerkers, elektriciteit, gas, water, de was van eventuele tafelkleden en servetten, enzovoort ook in de prijs te verwerken. Dat zijn per gerecht allemaal hele kleine bedragen, maar in totaal wel belangrijk genoeg om te vermelden. Wie dat niet doet, heeft er zichzelf en zijn medewerkers mee. Het gevolg is een achteruitgang in inkomsten en uiteindelijk een schuldenberg, waar ze niet meer overheen kunnen kijken.

Talent voor het werk is niet alles

Ondernemen betekent vooral ook goed kunnen omgaan met geld, een goede, complete administratie voeren en weten welke kosten gepaard gaan met het maken van het product, de materialen, de BTW en de winst die de onderneming er tevens uit moet halen. Daarbij moet vooral de verhouding tussen prijs en kwaliteit goed zijn. Een middelmatig product, waarvoor men een te hoge prijs vraagt, zal het binnen de markt immers niet redden. Overigens is vooral voor het maken van offertes een goede calculatie noodzakelijk. Daarbij moet u tevens rekening houden met een post “onvoorzien”.

De kostprijs binnen de calculatie

Probeer de kostprijs van uw producten (of de kosten van een project dus) zo laag mogelijk te houden, zonder dat daarbij de kwaliteit beïnvloed wordt. Het product moet in de eerste plaats een zo hoog mogelijke kwaliteit hebben, zodat uw klanten tevreden zijn. De kosten daarvoor moeten echter zo laag mogelijk gehouden worden. De aankoop van een dure machine, die u slechts af en toe nodig hebt, jaagt bijvoorbeeld de kosten van een product onnodig omhoog.

In de bouw geldt hetzelfde

Er wordt veel nieuw materiaal weggegooid, maar vaak kunnen gedeelten van latten, dakspanten, betonblokken, stenen, enzovoort op een ander project nog gebruikt worden. Het is jammer om deze “overschotten” naar het stort te brengen. Een verstandige aannemer heeft dan ook een plekje, waar hij overtollig, maar nieuw materiaal opgeslagen heeft liggen. Overigens past dat helemaal in het moderne “duurzaam ondernemen”. Wat eventueel lang blijft liggen en niet meer nodig is, kan ook op marktplaats verkocht worden. Vergeet echter bij het kostenplaatje niets te vermelden.

De BTW moet meegerekend worden

Vergeet nooit de BTW op een factuur te vermelden. Staat die er niet op dan moet u toch het BTW bedrag daarvan aan de belastingen betalen en die betaalt u dan zelf. Dat is niet de bedoeling. De BTW moet over het te betalen bedrag gerekend worden en wordt dan bij het eigenlijke factuurbedrag opgeteld. U moet de BTW elk kwartaal aan de belastingen afdragen en wel alle BTW die op de verzonden facturen staan, ook al zijn die facturen nog niet door de klant betaald. Wie slim is verstuurt de laatste twee weken voor het einde van het kwartaal geen facturen meer, want vaak krijgt u die facturen pas na de herinnering (na twee of drie weken dus) betaald.

Het berekenen van de winst

Dat is voor veel beginnende ondernemers een probleem, maar hoeft dat niet te zijn. Kijk eens op internet wat uw concurrenten voor hun producten vragen en stel daar een lijstje van op. Het zal wel even zoeken zijn, want uw concurrenten zullen niet altijd het achterste van hun tong laten zien. Logisch, een concurrent is nu eenmaal een concurrent en wil zelf ook met kop en schouders boven anderen uitsteken. Hij wil zijn product aan potentiële klanten als het beste product laten zien. Aan de eindprijs van hun producten kunt u zien, hoe hoog of hoe laag u met uw prijs moet gaan zitten om genoeg klanten te krijgen. Beginnende ondernemers moeten in het begin iets onder de prijs van anderen gaan zitten, want hun kwaliteit moet zich nog bewijzen. Pas als er genoeg klanten tevreden zijn over hun product kunnen ze voorzichtig de prijs wat optrekken.

Regelmatig opnieuw calculeren

Bij grote projecten die een jaar of langer duren, moet u af en toe opnieuw calculeren. Stabiele prijzen zijn voor uw klanten heel belangrijk. Houd in uw calculatie echter wel rekening met verhogingen van buitenaf. Denk bijvoorbeeld aan prijsverhogingen van uw leveranciers, een hogere BTW, een hogere bedrijfsbelasting, veranderde prijzen van water gas en elektriciteit. Als gedurende het jaar de prijzen van deze onderdelen veranderen, klopt aan het einde van het jaar uw calculatie niet meer en maakt u minder winst dan u gedacht had. Verhoogt een leverancier tussendoor de prijzen, dan kunt u proberen om daar extra korting te krijgen of de leverancier te vervangen door een ander die dezelfde leveringsvoorwaarden en kwaliteitsproducten heeft, maar lagere prijzen hanteert. Het is dat, of een verhoging van uw prijs naar de klant toe.

Calculeren is niet gemakkelijk

Het betekent goed nadenken en goed rekenen. Doe uzelf niet te kort, maar doe ook de klant niet tekort. Een te krappe calculatie verlaagt uw eigen winst en dus inkomen. Die krappe calculatie heeft vaak ook meer kosten voor de klant in de vorm van facturen voor meerwerk tot gevolg. Dat vindt de klant niet leuk en kan zelfs uw goede naam als ondernemer/vakman in gevaar brengen. U ziet in de krant vaak gevolgen van miscalculatie staan, dus ook bij grote ondernemingen gaat nogal eens wat verkeerd. Het is een kwestie van alle onkosten en zaken die ermee te maken hebben goed in kaart brengen en daarnaast de prijzen en het handelen van uw concurrenten in de gaten te houden.

Calculeren kost tijd

Goed calculeren kost tijd, maar evenals de administratie en het archiveren is het calculeren nu eenmaal noodzakelijk om winst te kunnen maken en uw bedrijf te laten groeien. Inzicht in de gegevens geeft mogelijkheden tot uitbreiding en verbetering.

Calculeren in corona tijd

Tijdens en na de lockdown vanwege het corona virus is het erg moeilijk om goed te calculeren. Vooral als de kosten oplopen en de inkomsten nihil zijn. Het vergt veel creativiteit om toch hier en daar wat te kunnen verdienen, vooral in de horeca en de dienstensector, zoals kappers, schoonheidsspecialisten en uitbaters van vakantieparken. Het is erg moeilijk en ook de toekomst is moeilijk in te schatten. Er gaan bedrijven failliet en veel mensen zullen hun baan verliezen. Nederlanders zijn echter een goed handelsvolk en zullen er vast weer bovenop komen. Daar ben ik helemaal niet bang voor. Probeer in te schatten waar u goed in bent en probeer creatief te zijn en hoeken te vinden, waar geld te verdienen is. Word het onderkomen van uw zaak te duur, zoek iets dat kleiner is, zodat de kosten voorlopig niet te hoog oplopen.

Uitstellen van betalen levert niets op

Ook het uitschrijven van waardebonnen geeft geen lucht. Straks, als u weer aan de slag kunt, moet u ze immers allemaal inlossen en in tussen is het geld daarvan al weg. Probeer dus de kosten te verminderen, bekijk wat er echt niet nodig is. Zijn er geen fotoreportages te maken op scholen, bij partijen en bruiloften, verzin dan wat anders. Het fotograferen van kinderen en gezinnen kan bijvoorbeeld ook prachtig buiten nu het zomer wordt. Restaurants kunnen hun lekkere hapjes ook uitserveren en thuisbrengen, Kappers en schoonheidsspecialisten kunnen hun producten op dezelfde manier aan huis leveren. Maak daarvoor reclame op internet. Zo zijn er nog wel meer mogelijkheden te verzinnen. Het zal niet het grote geld binnenhalen, maar misschien kunt u daarmee wel overleven.

Andere mogelijkheden:

Een video op YouTube maken en daar laten zien hoe men haren kan knippen, zich op kan maken met uw producten, heerlijke hapjes kan maken of de tuin kan opknappen, planten kan snoeien, onkruid wieden en groenten kweken. Als u een mooie video maakt kunt u geld verdienen door de advertenties die daarbij geplaatst worden.
Bloemenwinkels kunnen hun klanten aanbieden om de planten of bossen bloemen thuis te brengen.
Kledingzaken kunnen online gaan met bijvoorbeeld bijpassende kleding pakketten, waarmee iemand in een klap compleet smaakvol gekleed is.
Er zijn mogelijkheden genoeg om te ondernemen. Bedenk er nog maar meer. Er is altijd een opening waar mogelijkheden in zitten. probeer positief te denken, maar steek u niet verder in de problemen via leningen die u later moet terugbetalen. De maatschappij zal immers na de corona tijd minder geld om uit te geven hebben en daar zal elke ondernemer een tijd lang last van hebben.