Archiveren is voor ondernemers en ondernemingen cruciaal

Archiveren is het opzetten en onderhouden van een archief. Naast het bijhouden van de administratie is de aanleg van een archief heel belangrijk. Het spaart tijd en dus ook geld. Het aanleggen van een archief is een van de eerste dingen die u moet doen bij het opstarten van uw bedrijf. Veel ondernemers denken dat het verdienen van geld en het aantrekken van klanten veel belangrijker zijn. Zij schenken in het begin niet veel aandacht aan het op volgorde bijhouden van hun documenten. Zij komen er echter al na een paar maanden achter dat zij meer tijd kwijt zijn met het zoeken naar documenten, dan met het bijhouden van het archief.

Het nut van archiveren

Archiveren wordt door sommige ondernemers als “niet betaald werk en dus oninteressant” bekeken, maar dat klopt niet. Het spaart enorm veel tijd als u alle documenten zo opgeborgen hebt dat u elk document apart meteen kunt vinden en daar niet uren naar hoeft te zoeken. Als een klant u na een aantal maanden niet wil betalen wat er op de factuur staat en zegt dat op de offerte een ander bedrag stond, kunt u die offerte meteen terugvinden, een kopie ervan maken, opsturen of mailen naar die klant en hem zeggen dat hij toch het bedrag op de factuur zal moeten betalen. Een goed archief spaart enorm veel tijd en het bijhouden gaat in de loop van de tijd bijna automatisch.

Het digitale archief

Digitaal archiveren gaat hetzelfde als gewoon archiveren. Nu u eenmaal weet hoe u een papieren archief moet opzetten, weet u meteen hoe u een digitaal archief moet opzetten. Ook in de computer kunt u alles in mappen en op volgorde opbergen. Dat moet dan allemaal ook regelmatig op een externe schijf opgeslagen worden, zodat u niet alles kwijt bent zodra er iets met de apparatuur gebeurt. De meeste grote bedrijven zetten hun archieven in de cloud, een bewaarsysteem voor digitale stukken buiten het systeem van het eigen bedrijf. Sommige bedrijven vinden dat echter niet veilig en hebben liever alles zelf onder controle. Wat in de cloud staat is echter veilig voor inbraken of brand in uw bedrijf en blijft dus bij calamiteiten altijd bereikbaar. Alleen als het internet het laat afweten, of uw computersysteem is even uitgeschakeld, kunt u er tijdelijk niet bij.

Meteen in het begin al archiveren

Kies meteen aan het begin een archiveringssysteem en houdt dat vanaf het begin ook goed bij. Er zijn verschillende archiveringssystemen. U moet daarom eerst beslissen welk archiveringssysteem u wilt gaan gebruiken. Hebt u een eenmanszaak en verwacht u dat dit ook zo blijft, dan hoeft u geen uitgebreid systeem op te zetten. Bent u echter van plan om flink te groeien en uw bedrijf uit te breiden met meer medewerkers, grotere gebouwen en steeds meer omzet, kies dan voor een systeem dat met het bedrijf mee kan groeien. Doet u dat niet, dan is de kans groot dat u op een bepaald moment het hele archief om moet zetten naar een ander systeem en dat is beslist tijdrovend.

Sorteren op alfabet

Het meest eenvoudig is het ABC systeem. U kent het wel. Sorteren op alfabet. Alles zet men op volgorde van alfabet. Elke nieuwe klant zet u bijvoorbeeld op volgorde van alfabet in de mappen. U gebruikt daarvoor alleen de achternaam van de klanten met de voorletters en de toevoegingen erachter. Het is een vrij logisch systeem. Klanten zet u als volgt in het archief:
Bakker, J.H.
Brekers, C.J.
Helwig, A.
Hebt u bijvoorbeeld meer klanten met de naam Jansen, maar hebben zij verschillende voorletters, dan archiveert u als volgt:
Jansen, A. J. H.
Jansen, A. M.
Jansen, G. A. B.
Jansen, M. G.
U ziet hierboven dat na de achternaam ook op de voorletters gearchiveerd wordt. Als u nu de documenten van Jansen, M.G. zoekt, weet u meteen waar u die moet zoeken. Toevoegingen en lidwoorden tellen niet mee voor de volgorde van archiveren. Afkortingen, zoals de naam ’s Hertogenbosch archiveert u als “Hertogenbosch”. Men sorteert dan op de H en niet op de s.

Sorteren op datum

Een andere vorm is het sorteren op datum. Het is een heel eenvoudige manier van sorteren: het laatst binnengekomen document wordt gewoon bovenop het voorlaatste in de map gelegd. Daar zijn veel voorbeelden van. Bankafschriften, jaarverslagen, werktekeningen, notulen van vergaderingen, enzovoort worden bijvoorbeeld altijd op datum gesorteerd. Bij deze vorm van sorteren ligt de jongste datum bovenop en de oudste onderaan. Ook correspondentie wordt vaak op datum gesorteerd. Er zijn twee gangbare vormen van sorteren op datum:
–  dag-dag, maand-maand, jaar-jaar, dus bijvoorbeeld 22-04-13
–  jaar-jaar, maand-maand, dag-dag, dus bijvoorbeeld: 13-04-22
Sinds de eeuwwisseling wordt overigens vaker voor het jaartal vier cijfers gebruikt, dus dan staat er bijvoorbeeld in het eerste geval: 22-04-2013.

Sorteren op code

Naast het sorteren op datum kunt u ook een systeem kiezen met een sortering in code. U kunt kiezen voor:
–                     de numerieke code.
–                     De alfabetische code
–                     De alfanumerieke code
Denk bij het sorteren op de numerieke code voorbeeld aan het nummeren van facturen, offertes, enzovoort. Daarbij nummert u op volgorde: 1, 2, 3, of ook 001, 002, 003 enzovoort. Meestal is een factuurnummer een combinatie van het factuurnummer, het jaartal en het project- of klantnummer, bijvoorbeeld: 003-13-3456. Dit betekent dus de derde uitgeschreven factuur van het jaar 2013 en het nummer van de klant of het project is 3456.
Ook het telefoonnummer is overigens een numerieke code.

Archiveren via de alfabetische code

Het is archiveren op volgorde van de letters van het alfabet. Die code vindt u vaak terug in ziekenhuizen. Denk aan de term voor de Spoedeisende Hulp (SH) of de Operatiekamer (OK)

Archiveren op alfanumerieke code

Kijk maar eens naar de kentekens van auto’s. Die hebben een combinatie van letters en cijfers.

Het UDC systeem voor grote, steeds groeiende bedrijven

Bedrijven die verwachten steeds groter te worden hebben meestal een UDC systeem. De letters UDC staan voor: Universele, Decimale Classificatie. Dit is een systeem dat tot in het oneindige is uit te breiden. Gebruikt worden de nummers 0 t/m 9. Elk nummer krijgt een onderdeel van het bedrijf toebedeeld, bijvoorbeeld:
0 = Directie
1 = Management
2 = Inkoop
3 = Verkoop
4 = Public Relations
5 = Werkvoorbereiding en research
6 = Productie
7 = Financiën en Boekhouding
8 = Personeelszaken
9 = Magazijn en voorraden
Van het bovenstaande systeem kan elk onderdeel onderverdeeld worden. Neem bijvoorbeeld de afdeling Directie. Die zou bijvoorbeeld de volgende onderverdeling kunnen bevatten:
1.1  Contacten
1.2   Notulen van vergaderingen
1.3   Lopende onderhandelingen
1.4   Ondertekende contracten, enzovoort.
Ook elk van deze onderdelen kan weer onderverdeeld worden en op die manier kan het archief blijven groeien.

Vooral de oudere bedrijven hebben 2 soorten archieven:

–   een dynamisch archief, dat dagelijks gebruikt wordt en dicht bij de werkplek staat
–   een statisch archief, dat documenten bevat die al van oudere datum zijn en die slechts zelden nodig zijn. Dit archief hoeft niet direct bij de werkplek te staan, maar wordt vaak op zolder of een andere, meer afgelegen ruimte opgeborgen.
De meeste bedrijven hebben tegenwoordig echter ook een digitaal archief, en dat vaak in de cloud.

Het omgaan met een archief

Zorg dat er slechts een persoon is die iets mag inbrengen of eruit halen. Als ZZP ‘er bent u dat natuurlijk zelf, maar werkt uw partner mee of is er een andere hulp, beslis dan wie er het meest geordend kan werken en het archief gaat bijhouden. Documenten die men niet op de juiste plaats opbergt, zijn later in een steeds groter wordend archief bijna niet meer terug te vinden. Het is dan ook heel belangrijk dat men alles in de goede ordner en op de goede plaats opbergt.

Benodigdheden:

Voor een eerste begin is een aantal ordners al voldoende. Zorg dat op de achterkant goed te lezen staat wat erin zit. Is het bedrijf al wat ouder en raakt uw dynamische archief vol, berg de documenten dan in dezelfde volgorde op in archiefdozen. Zet ook hier op de rug van de archiefdozen wat erin zit. Op die manier kunt u altijd nog op oudere documenten terug grijpen.

Belangrijke stukken archiveren, maar ook uitprinten

Belangrijke e-mails, belangrijke correspondentie met klanten, verzekeringen, en dergelijke, moeten uitgeprint in een papieren archief bewaard worden, omdat ze mogelijk als bewijs moeten dienen. U hoopt altijd dat het niet nodig is, maar vaak gebeuren er toch rare dingen, waarvoor bewijzen gevraagd worden.

Bewaartijden van de stukken in het archief

De wet bepaalt meestal de bewaartijden. Privé documenten en boekhoudingen moeten 5 jaar voor de belastingen bewaard blijven, het lopende jaar niet meegerekend. Zakelijke boekhoudingen en zakelijke documenten horen minstens 7 jaar bewaard te blijven en ook hier wordt het lopende jaar niet meegerekend. Documenten die te maken hebben met de aankoop en het onderhoud van gebouwen, zoals de notariële akte, enzovoort, moeten 10 jaar bewaard blijven. Statuten van grotere bedrijven blijven meestal doorlopend bewaard en blijven ook in het dynamisch archief, waar ze altijd voor inzage direct te bereiken zijn.

Correspondentie

Correspondentie bewaart men meestal slechts twee jaar. Daar zijn echter uitzonderingen voor als het om heel belangrijke correspondentie gaat of om problemen met klanten, waaruit misschien nog een rechtszaak naar voren kan komen. Mails van klanten die misschien ooit als bewijs moeten dienen (denk bijvoorbeeld aan dreigmails van boze klanten) slaat men niet alleen op de computer op, maar print deze ook uit en bergt ze op in het drie dimensionale archief, zodat u ze altijd kunt gebruiken. Deze kunt u ook beter wat langer bewaren. Daarnaast zijn er nog wel andere bewaartijden, maar u kunt dat allemaal vinden op internet of op de site van de belastingen.