Kantoorinrichting

Kantoorinrichting en apparatuur

De kantoorinrichting en de aanschaf van apparatuur vergen goed overleg over wat u precies nodig hebt. Om uw bedrijf goed te kunnen leiden en uw administratie in orde te kunnen houden is in beginsel meestal niet al te veel nodig. De kantoorinrichting is een van de dingen die bij de opzet van een bedrijf al meteen aan de orde komen.

Er is niet altijd meteen een aparte ruimte voor nodig

Wie een eigen bedrijf begint en daar in eigen beheer de administratie van gaat doen, heeft een bepaalde kantoorinrichting nodig. Daar hoeft u meestal niet meteen een aparte ruimte voor te huren, want u kunt dit ook bijvoorbeeld op een slaapkamer in uw woonhuis, een bestaande aanbouw, een geïsoleerde garage, of een andere ruimte doen. Voorwaarde is alleen dat niemand anders in uw administratie rommelt en u geen facturen, informatie en andere zaken kwijt kunt raken.

De kantoorinrichting hangt ook af van uw bedrijf

Het hangt bovendien af van de grootte van uw administratie, welke ruimte u daarvoor nodig denkt te hebben. Een boekhouder, een belastingadviseur of een schrijver zullen bijvoorbeeld dagelijks aan hun bureau zitten, maar een bouwondernemer die hele dagen op pad is en alleen de boekhouding, de facturen en dergelijke achter zijn bureau moet bijhouden, zit daar vaak slechts een paar uur per week achter.

 

De meubels voor de inrichting

In een kantoor hoort in de eerste plaats een bureau. Dat mag gerust een tweedehands bureau zijn en hoeft niet meteen duur uit te vallen. Ook een bureaustoel kunt u tegenwoordig al aan een redelijke prijs krijgen. Een leren directeursstoel kost natuurlijk het nodige, maar een normale, verstelbare bureaustoel met wieltjes en met een goede zit, is al voor een paar tientjes te koop. Natuurlijk moet er ook een goede kast komen om al uw benodigdheden netjes op te kunnen bergen. Liefst stofvrij en goed af te sluiten, zodat er geen nieuwsgierige ogen bij kunnen komen. U weet immers niet of u ooit nog een stagiaire of tijdelijke medewerker zult krijgen als het onverhoopt erg druk mocht worden. Het is beter om daar al van tevoren rekening mee te houden.

 

Apparatuur voor het kantoor

Kantoor apparatuur is noodzakelijk om snel en efficiënt te kunnen werken:

    • een goede computer
    • een goed toetsenbord
    • een goed, liefst ruim scherm
    • een printer met kopieer- en scanmogelijkheden
    • een externe harde schijf voor een kopie van alles dat u in de computer inbrengt
    • een goede en beveiligde stick om kleine documenten mee te kunnen nemen
    • eventueel een papiersnijmachine
    • en een papiervernietiger voor het vernietigen van documenten die niet voor andermans ogen bestemd zijn.

Al deze zaken behoren tot de normale uitrusting van een kantoor.

De telefoon

Kies voor een telefoon met twee of drie stations en een ingebouwd antwoordapparaat. De dure uitvoeringen hebben vaak een hoop functies die u niet zult gebruiken, maar die u wel bij aanschaf betaalt. Het antwoordapparaat is wel noodzakelijk, want zo biedt u klanten de mogelijkheid om u ook na kantoortijden te bereiken. De volgende dag kunt u dan de telefoontjes die binnengekomen zijn, beantwoorden. Daar kunnen immers weer nieuwe klanten bij zitten. Wie ‘s avonds na zes uur niet te bereiken is, kan klanten missen.

 

Kleine apparaten

Op uw kantoor hebt u ook een aantal kleine apparaten nodig. Gemakkelijk zijn:

      • een calculator
      • een grote perforator waarmee u vier gaatjes in een A-4 kunt slaan
      • een stevige niettang
      • een kleine ontnieter
      • memo’s
      • een pak enveloppen
      • wat postzegels, enzovoort.

Vaak hebt u deze zaken al in huis en kunt u gewoon beginnen met wat u voor uw persoonlijke administratie al had. Wat niet gekocht hoeft te worden, helpt u om goedkoper te starten. Na verloop van tijd kunt u zelf bepalen van welke onderdelen u meer gebruikt en dus meer nodig hebt.

Overige benodigdheden

Het normale kantoormateriaal moet er natuurlijk ook zijn. Denk bijvoorbeeld aan een prullenbak of papierbak, een stuk of vijf postbakjes om bijvoorbeeld de post en de zakelijke, privé en kas documenten even gescheiden van elkaar in te leggen tot ze in de boekhouding verwerkt kunnen worden. Daarnaast moet er een pennenbakje met een paar pennen, een gum, een schaar en wat potloden zijn. Behalve dat hebt u ook een liniaal nodig, wat notitiepapier, nietjes en paperclips. Eventueel een agenda als u deze niet op uw mobiel en uw computer bijhoudt, kopieerpapier, memo’s, een pak enveloppen, enzovoort.

Ordners voor de kantoorinrichting

Begin de kantoorinrichting met een stuk of tien ordners. Een voor de zakelijke boekhouding, een voor de kasboekhouding en een voor de privéboekhouding. Daarnaast richt u een ordner in voor de uitgeschreven en nog niet betaalde facturen, een voor de belastingdocumenten, een voor de polissen van de verzekeringen van u en uw bedrijf, enzovoort. Op die manier hebt u alles vanaf de eerste dag op orde en kan er niets kwijt raken.

 

Een fotocamera

Elk zichzelf respecterend kantoor heeft tegenwoordig een digitale camera. Een digitale fotocamera is zinnig voor als u werkzaamheden buitenshuis moet uitvoeren. U kunt tijdens het werk foto’s maken, die later eventueel ook als bewijs kunnen dienen, mocht er noodzakelijkerwijs een probleem voor het gerecht uitgevochten worden. Ook voor constructeurs en architecten is een digitale fotocamera vaak van nut om daarmee van de bestaande toestand foto’s te kunnen maken, waardoor zij op hun bureau naderhand gemakkelijker kunnen werken. Vooral voor schade-experts zijn deze camera’s van nut als kantoorapparatuur.

Maak het vooral in het begin niet te duur

Houd vooral de eerste uitrusting van uw kantoor zo eenvoudig mogelijk en neem van het bovenstaande alleen die zaken die u direct nodig hebt. Al het andere kunt u van de verdere verdiensten van uw onderneming bekostigen. U hoeft met uw kantoorinrichting geen indruk te maken op uw klanten. Zeker als u in het begin toch met uw klanten voor het grootste gedeelte bij hen thuis of elders afspreekt, zal niemand u op een summiere kantoorinrichting aankijken. Een kantoor moet bovendien in de eerste plaats functioneel en doelmatig zijn. Een dure inrichting maakt uw werk daar er niet beter op. Ze kost alleen meer geld.

Zoveel mogelijk van eigen geld betalen

Probeer de kantoorinrichting zoveel mogelijk van eigen geld te betalen en ga er geen lening voor aan als dat niet nodig is. Hooguit voor de computer en printer. Al het geld dat u leent kost immers rente en moet op termijn ook terugbetaald worden. Het is verstandig om die kosten zo laag mogelijk te houden, want vooral in het begin kunt u nog niet inschatten hoeveel u gaat verdienen. Pas na een jaar, en vooral na de belastingopgave, kunt u ongeveer zien hoeveel u met uw bedrijf verdient.

Ondernemen is niet alleen leuk, maar kan ook enorm lucratief zijn. Begin echter verstandig en laat u niet te snel op kosten jagen.

Anneke Cornelissens

Ik ben auteur, tekstverwerker en zelfstandig ondernemer en heb thuis een compleet ingericht en goed functionerend kantoor met een goede computer, gecombineerde printer, scanner, enzovoort. Ik heb momenteel een dubbele functie: a. Schrijver (kinder- en jeugdboeken) b. Auteur/docent van schriftelijk lesmateriaal Maar ik werk ook als schrijver/tekstverwerker in opdracht. Informatie: Ik heb 14 jaar aan school gestaan en heb dus ook een volledig, uitgebreid onderwijsdiploma voor het basisonderwijs, inclusief de hoofdakte. Daarna ben ik gaan schrijven en heb in totaal 18 kinderboeken (educatief + sprookjes) en meisjesromans (“Marijke” boeken) uitgegeven via de Zuid/Nederlandse Uitgeverij in Aartselaar (België.) Op het moment werk ik aan twee manuscripten bij diverse uitgeverijen, waarvan een voor volwassenen: een met als onderwerp "Opvoeden" en een ontwerp voor een sprookjesboek voor kinderen van 3 tot 8 jaar, waarvoor de sprookjes al klaar liggen. Daarnaast heb ik in de laatste 22 jaar meer dan 90 schriftelijke lessen (administratief en andere) opgezet in verschillende vakken voor uitgeverijen van schriftelijke cursussen, waarvoor ik ook de huiswerkcorrecties en de beoordeling van de examens voor mijn rekening nam. Ik schrijf heel graag en in een voor iedereen begrijpelijke taal. Zoals u uit het bovenstaande al kunt opmerken ben ik goed onderlegd en zeer breed geïnteresseerd.