Ondernemen is niet ieders hobby. Je moet er veel voor over hebben om een onderneming ook te laten slagen. De redenen om een eigen zaak te beginnen zijn niet altijd dezelfde. De een kan na zijn ontslag geen andere baan vinden en de ander heeft al heel zijn leven zin gehad om voor zichzelf te beginnen. Daar is ook niets mis mee, mits men als starter de zaak maar goed overdacht heeft voordat men begint. Daarnaast heeft elk beroep en elke branche zijn eigen problemen en mogelijkheden. Denk maar eens aan het verschil in klanten tussen een praktijk voor fysiotherapie en een bloemisterij.
Een bloemisterij heeft een heel andere opzet nodig dan een praktijk in de zorg.
Vooral mensen die boven de 40 zijn en na verloop van tijd merken dat ze in de tegenwoordige tijd niet gemakkelijk aan een nieuwe baan kunnen komen, beginnen vaak voor zichzelf. Men wil immers liever niet in de bijstand vallen en de meesten van ons werken liever dan dat ze hun hand moeten ophouden. Prima, maar als u van plan bent om voor uzelf te beginnen loont het zich om eerst voor uzelf uit te maken waar u goed in bent en of daar in uw regio behoefte aan is. Wees daar heel realistisch in, want niets is erger dan na een jaar toe te moeten geven dat u helemaal in de verkeerde hoek zit.
Om te beginnen hebt u een goed ondernemingsplan nodig. Dat maakt u zelf. Daarbij moet u bedenken:
- Welk product u wilt gaan aanbieden en of daar in de markt ook echt behoefte aan is. Daarbij moet u niet alleen denken aan wat u zelf ervan vindt, maar vooral ook wat uw omgeving en de maatschappij ervan vindt. Dat betekent dat er enig “marktonderzoek” gedaan moet worden. Dat kunt u zelf doen, maar u kunt dat ook laten doen als u daarvoor de financiële middelen hebt. Wees daarbij wel realistisch en ga er niet vanuit dat uw wensdroom ook die van uw toekomstige klanten is.
- Of u met eigen geld uw zaak kunt opzetten of dat u een lening van de bank nodig zult hebben en hoe hoog die dan moet zijn. Dat betekent dat u de kosten voor de opzet van uw eigen zaak nauwkeurig moet berekenen. Dat is niet altijd gemakkelijk, want vaak worden daarbij de lastige posten gemakshalve vergeten en niet meegeteld. Denk bijvoorbeeld aan de BTW over de uitgeschreven (en vaak nog niet betaalde) rekeningen die elk kwartaal aan de belasting afgedragen dient te worden. Soms is er echter helemaal geen of slechts weinig investering en geen lening van de bank noodzakelijk. Denk bijvoorbeeld aan:
- Denk aan de verzekeringen, zoals een aparte WA-verzekering voor uw bedrijf, een arbeidsongeschiktheidsverzekering, een inboedelverzekering voor uw kantoorinventaris, uw pensioenvoorziening, enzovoort. Zoek uit wat ze kosten en welk beginbedrag u daarvoor nodig hebt.
- Hoe gaat u de boekhouding opzetten? Die boekhouding begint altijd met een bedrag als “startkapitaal”, al is dat bijvoorbeeld maar € 25, -. Er moet echter aan het begin van de boekhouding iets aan de debetkant staan! Een eenvoudige boekhouding is gemakkelijk op te zetten met het Excel programma van Windows Office. Daarmee kunt u op een eenvoudige manier de in- en uitgaven registreren. Een uitgebreid boekhoudprogramma is in beginsel niet direct nodig als u geen werknemers in dienst hebt en alleen uw eigen inkomen verdient. Bovendien zijn de gangbare boekhoudprogramma’s niet gemakkelijk te doorgronden als u daar geen opleiding in gehad hebt.
- Meldt u aan bij de nodige instanties, zoals:
de opzet van een goede administratie is een van de aandachtspunten.
- Hoe gaat u uw klanten zoeken en hoe zorgt u ervoor dat uw klanten u vinden?
Maakt u via internet reclame voor uw producten, via landelijke kranten, via de locale pers, folders, flyers, spotjes op de regio TV of via een combinatie daarvan? In het begin is dat best lastig, want de reclame mag dan niet teveel kosten, maar moet wel doeltreffend zijn en moet daarom wel professioneel overkomen. Een geprint briefje bij de mensen in de buurt in de bus stoppen is bijvoorbeeld meestal niet de beste optie om klanten te winnen.
- Welke prijs gaat u van uw klanten vragen voor uw product? Dat betekent dat u per product een goede kostenberekening moet maken, waar u dan uw winstpercentage bovenop zet. Vergeet u daarbij bepaalde kostenposten, dan wordt uw winstpercentage kleiner dan u berekend had en kunt u op termijn zelfs verlies lijden. Dat is niet de bedoeling, maar aan de andere kant mag de prijs van uw product ook weer niet zo hoog liggen dat uw klanten liever naar een ander gaan. Kies in het begin daarom altijd de goede middenweg. Ga na wat uw concurrenten voor hun werk vragen en ga dan iets onder die prijs zitten, zodat het voor uw klanten loont wanneer ze voor uw product kiezen. Als u daarnaast zorgt voor een perfecte uitvoering en levering, zullen uw klanten tevreden zijn en krijgt u gratis mond tot mond reclame. Dat is de beste reclame die een bedrijf kan hebben en ze kost niet meer dan een gedegen levering.
Dan begint u te werken. Allereerst moet u natuurlijk aan opdrachten komen, of, als u een winkel begint, eerst een ruimte zoeken en investeren in de inkoop. Zorg dat er meteen al zoveel mogelijk klanten van de start van uw bedrijf weten.
Zoekt u opdrachten, stuur dan mailings rond naar de betreffende bedrijven en prijs uw zaak zo goed mogelijk aan. Wees daarbij vooral realistisch en beloof niets dat u niet waar kunt maken. Stel ook niets mooier voor dan het is, maar geef een goed beeld van wat u voor dat bedrijf kunt betekenen.
Bent u er niet zeker van dat u het alleen zult redden, zorg dan dat u van familieleden of vrienden wat startershulp kunt krijgen in de vorm van bijvoorbeeld
- de administratie,
- het aan huis leveren van producten,
- het schoonhouden van de ondernemingsruimte of wat er verder voor nodig is en u niet per se zelf moet doen.
Zorg vooral dat u de administratie vanaf de eerste dag goed bijhoudt! Niet alleen de boekhouding, maar vooral ook het uitschrijven van de rekeningen voor gedaan werk en de tijdige betaling daarvan. U zou de eerste ondernemer niet zijn die er na verloop van maanden achter komt dat bepaalde personen hun rekening nog steeds niet betaald hebben.
Zet op de rekening daarom niet alleen
- de naam van uw bedrijf,
- het adres,
- het emailadres
- en het bankrekeningnummer,
maar onderaan ook de betalingstermijn, waarbinnen de rekening betaald moet zijn, bijvoorbeeld binnen 14 of 30 dagen.
Houd die termijn in de gaten en stuur na die termijn ook meteen een herinnering met de vermelding dat er een aanmaning zal volgen waarop administratiekosten bij gerekend zullen worden als er bijvoorbeeld binnen 10 dagen niet betaald is. Dat doen alle grote bedrijven en is niet meer dan normaal. Wordt er ook dan nog steeds niet betaald, stuur er dan de deurwaarder op af. Als u deze een brief in handen geeft waarop staat dat de kosten van de deurwaarder voor rekening van de opdrachtgever zijn en u hem tevens een kopie van de factuur, de herinnering en de aanmaning geeft, kost die deurwaarder u verder niets en krijgt u het geld meestal wel binnen.
Wees echter niet bang: de meeste klanten betalen meteen, of meteen na ontvangst van de herinnering.
Zoals u ziet heeft het nogal wat voeten in aarde voordat uw bedrijf gestart is, maar als het eenmaal loopt, hebt u er vaak veel voldoening van.
Een eigen zaak of freelance werken betekent ook hard werken.
Hard werken en niet luieren.
Naast dit alles moet u er zich wel van bewust zijn dat u als zelfstandig ondernemer vooral in de eerste jaren meer uren per week zult draaien, dan wanneer u als werknemer bij een bedrijf in dienst bent. Vooral de eerste vijf jaren zijn heel belangrijk voor de start van een onderneming en kosten daarom veel energie.
Aan de andere kant haalt u ook veel energie uit uw eigen onderneming. U bent er immers directeur van! Niemand vertelt u wat u moet doen. U bent vrij om uw eigen tijd in te delen. Dat heeft zo zijn voordelen als u bijvoorbeeld eens naar een begrafenis of een feestje wilt, maar ook nadelen als de werkzaamheden te veel dreigen te worden en er een burn-out om de hoek komt kijken.
Het is dan ook de kunst om de kerk in het midden te houden, zodat u plezier in uw werk en plezier in het ondernemen blijft houden.
Een eigen bedrijf beginnen of op zelfstandige basis als freelancer gaan werken is voor veel mensen een aantrekkelijke gedachte. Vooral als men binnen het eigen beroep geen baan vindt of door reorganisatie van een bedrijf zijn baan verloren heeft. Zelfstandig werken heeft immers veel voordelen:
- het zelf kunnen bepalen van de werktijden en vakantietijden
- via eigen inspanningen aan geld komen (u weet waar u voor werkt)
- zelf beslissen welke investeringen gedaan worden, enzovoort.
Er zijn echter ook nadelen:
- geen vaste werktijden, dus vaak veel overwerk, vooral in het begin
- geen extra’s, zoals vakantiegeld dat men dus zelf moet verdienen
- zelf zorgen voor pensioenopbouw,
- zelf zorgen voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering,
- zelf de werkgeversbijdrage voor de zorg betalen, enzovoort.
Het prettigste is het als men zonder al teveel investeringen kan beginnen. Zo kan een klusjesman of een tegelzetter al met een kleine investering wat materieel kopen en beginnen met het echte werk. Grotere, duurdere apparaten kunnen immers ook gehuurd worden. Schrijvers, architecten, bouwkundige tekenaars en berekenaars, boekhouders, administrateurs e.d. hebben vaak al genoeg aan een goede computer met internet, printer en telefoon om meteen te kunnen beginnen. Zo ben ik ooit zelf ook begonnen en van de inkomsten heb ik mijn kantoor later uitgebreid, zodat ik nu een compleet ingericht kantoor heb met alle benodigdheden die er thuishoren.
Veel beginnende ondernemers denken echter dat ze een dure auto, een mooi, stijlvol kantoor en een grandioze uitstraling moeten hebben om te beginnen. Iemand zei me eens: “Als ik in een tweedehands Fordje kom voorrijden denken de klanten al meteen dat ik niets verdien en hoef ik al helemaal niet te beginnen.” Niets is echter minder waar. Natuurlijk moet u wel presentabel zijn, maar dat hoeft echt niet zoveel te kosten dat u uw bedrijf daarvoor in de schulden moet zetten. Begin met het nodige en verdien de rest met stukjes en beetjes erbij. Op die manier bespaart u uzelf veel zorgen en slapeloze nachten.
Veel beginnende ondernemers maken de fout om meteen een ruime lening aan te gaan en flink in te slaan. Ze huren kantoor- of winkelruimte, kopen een mooie auto, een mooie kantooruitrusting, zodat ze van alle gemakken voorzien zijn. Vaak met de instelling: mijn kantoor, mijn auto en ik moeten er “duur” uitzien, zodat ze mij ook serieus nemen. Dat is echter helemaal niet nodig en veel beginners gaan failliet in de eerste vijf jaar, omdat ze de aflossing en rente van de lening niet terug kunnen betalen. Vanaf de eerste maand van lenen moet men immers al gaan betalen. Het is dan nog maar de vraag of het geld daarvoor inclusief de kosten voor het levensonderhoud daarvoor verdiend kunnen worden. Kunnen de kosten voor de lening niet opgebracht worden dan blijft de ondernemer met een schuld zitten, waar hij of zij maar moeilijk weer van af kan komen.
Van huis uit beginnen
Beter is het om, als dat mogelijk is, gewoon vanuit huis te beginnen en de zaak langzaam op te bouwen. Vooral het werken via internet kan met heel weinig kosten gepaard gaan. Het is tegenwoordig zelfs mogelijk om met bepaalde programma’s zoals Word-press of Joomla een eigen website op te zetten, waarmee u klanten kunt lokken.
Daarnaast is de administratie voor veel kleine ondernemers een moeilijk onderwerp. Niet iedereen heeft het vak “boekhouden” in zijn opleiding gehad. Het bepalen van de tarieven en het schrijven van facturen kan eveneens een struikelblok zijn. Hoe houdt u bovendien in de gaten wie er betaald heeft en wie niet? Het inhuren van een boekhouder is niet altijd een optie, want daar is meestal in het begin geen geld voor. Ook is de administratie in het begin niet al te uitgebreid en neemt gelukkig ook niet al te veel tijd in beslag. Zorg er echter voor dat uw zakelijke en uw privérekening al meteen vanaf het begin gescheiden zijn. Gebruik daarom al meteen vanaf het begin twee gescheiden bankrekeningen:
- een privérekening, waar u per maand geld naar overboekt voor uw privé-uitgaven en die u ook voor privédoeleinden gebruikt
- een aparte rekening voor al uw zakelijke transacties.
Het is verstandig om daar ook twee aparte boekhoudingen van bij te houden e3n bovendien de boekhouding bij te houden van uw zakelijke kas. Vooral als u nogal eens contante betalingen krijgt van klanten en graag ook zelf contant kleine rekeningen in winkels e.d. betaalt.
Ik kan het niet duidelijk genoeg zeggen: bewaar alle rekeningen en berg ze op bij de betreffende post in een van de drie boekhoudingen, zodat alles ook voor eventuele controles van de belastingen overzichtelijk en duidelijk is. Als er gecontroleerd wordt en men heeft bij de belastingen het idee dat er zwart verdiend is, kunt u daar een “schattingsaanslag” van krijgen, die meestal veel hoger uitvalt dan er in werkelijkheid fout gegaan is en daar zit geen enkele startende ondernemer op te wachten.
De opzet van de boekhouding.
Bedenk dat de zakelijke boekhouding heel belangrijk is! Naar aanleiding van uw boekhouding betaalt u het volgende jaar belasting. Bent u BTW-plichtig, dan moet u ook vier maal per jaar de BTW afdragen over alle uitgeschreven facturen. Dat geld moet er dan ook zijn, dus u moet er al vanaf het begin rekening mee houden dat u dat bedrag op de bankrekening laat staan.
Een eenvoudige boekhouding kunt u in het Excel programma van Microsoft Office opzetten. Maak voor uw zakelijke boekhouding aan de rechterbovenkant een indeling in:
Nr. / Datum/ Omschrijving/ Inkomsten/ Uitgaven. Met de muis kunt u de vakken binnen het document zo breed of smal maken als u nodig hebt door met de muis op de lijn te gaan staan en deze naar rechts of links te slepen.
Naast de bovenstaande vakken komen een aantal vakken waarin u alle posten van uw inkomsten apart vermeldt en als laatste een aantal vakken waarin u alle posten van uw uitgaven nog eens apart vermeldt.
De inkomstenposten kunnen er als volgt uitzien:
Werk / BTW / terug van belasting / Terug ziektekosten / Diversen
(Bent u BTW-plichtig dan moet er bij de inkomsten evenals bij de uitgaven immers een post BTW bij staan.)
De uitgavenposten daarachter kunnen er als volgt uitzien:
Kantoor / Gas, licht en water / telefoon / BTW / Autokosten / Belastingen / Diversen
In de eerste kolom, helemaal links vooraan, komt dus het nummer van het bankafschrift te staan.
In de tweede kolom de datum van de overschrijving.
In de derde kolom de omschrijving van het bedrag (dus de reden van de bij- of afschrijving). U begint met het saldo dat op 1 januari (of op de datum van het begin van uw werk als zelfstandige) op uw rekening staat (of zet er een klein bedrag als beginsaldo neer) en zet dat bedrag ook in de post “Diversen” van de inkomstenkant. Daaronder volgen de inkomsten en uitgaven van het lopende jaar, zoals u ze op uw bankafschrift vindt staan. Hebt u bijvoorbeeld via uw bankpas papier voor het kantoor gekocht dan staat dat netjes vermeld op uw bankafschrift. U voert de datum daarvan in en zet in de kolom van de omschrijving: Kopieerpapier. Het bedrag vult u daarnaast in onder de post “uitgaven”. Dat bedrag wordt dan nogmaals vermeld onder de uitgavenpost “kantoor”, maar zonder de BTW. Die komt onder de BTW van de uitgaven, zodat opgeteld het bedrag correspondeert met het bedrag dat van de bank is afgeschreven.
Voor de inkomsten geldt dezelfde behandeling. Op die manier kunt u ook per kwartaal gemakkelijk de kolommen BTW van inkomsten en uitgaven optellen. U trekt de uitgegeven BTW af van de ingekomen BTW en u hebt het bedrag dat u dat kwartaal de belasting schuldig bent. Bent u niet BTW-plichtig dan kunt u de kolommen voor de BTW natuurlijk weglaten en hoeft u veel minder te berekenen. Op internet kunt u vinden voor welke werkzaamheden BTW betaald moet worden en voor welke niet. Creatieve schrijvers, lesontwikkelaars, enzovoort moeten wel bij de Kamer van Koophandel ingeschreven staan, maar over hun inkomsten hoeven zij geen BTW te betalen.
Zet onderaan de rijen overal een optelcode, zodat het programma zelf de bedragen optelt en zet een paar regels daaronder de som van de totale inkomsten en uitgaven van de eerste twee kolommen. Op die manier kunt u controleren of u bij uw ingaven van de bedragen geen fouten gemaakt hebt, want dat saldo moet kloppen met het saldo op uw laatste bankafschrift.
Weet u niet hoe u de codes moet gebruiken, ga dan naar het rolmenu “invoegen” linksboven in uw scherm en klik daaronder op “functie”. In het venster dat u dan ziet kunt u links onderin op “Helpinformatie over deze functie” klikken, waarna u de informatie over dit onderwerp te zien krijgt en tevens een paar voorbeelden van de in te voeren codes.
Ter extra controle kunt u onder het uiteindelijke saldo nog eens een code intoetsen voor de optelsom van alle kolommen van de inkomsten en alle kolommen van de uitgaven. Het verschil moet hetzelfde bedrag zijn als het saldo dat u bij de vorige berekening erboven hebt staan. Zit er tussen die twee verschil, dan is er iets verkeerd geboekt en moet u de fout in uw boekhouding opzoeken.
De meeste grote boekhoudprogramma’s zijn vaak duur en niet zo gemakkelijk te begrijpen voor iemand die nog nooit aan boekhouden gedaan heeft. De bovenstaande wijze is echter prima voor een beginnend of klein bedrijf en ook een accountant is er tevreden mee als hij de belastingaangifte voor uw bedrijf moet berekenen. Zet op dezelfde manier ook uw kasboekhouding (van de zaak) en de boekhouding van uw privérekening op en uw accountant zal u dankbaar zijn voor uw overzichtelijke financiële bijdrage. Hoe sneller hij met uw belastingaangifte klaar is, des te minder uren hoeft u hem immers te betalen.
Zie voor verdere informatie ook de links aan het einde van deze pagina naar de zakelijke onderwerpen op andere pagina’s.
Attentie! Alle teksten, foto’s en andere afbeeldingen op de pagina’s van deze website vallen onder het auteursrecht en mogen niet verveelvoudigd, gekopieerd (via druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook), openbaar gemaakt of elders op internet gezet worden zonder voorafgaande toestemming van de auteur en eigenaar van deze website.
